Cómo realizar las confirmaciones de asistencia para tu boda

¿Qué son las confirmaciones en una boda?

Se trata del proceso de contactar a los invitados para saber si podrán asistir o no al evento. Aunque su objetivo principal es obtener una respuesta de asistencia, también es una oportunidad para compartir información útil como opciones de hospedaje, recomendaciones, instrucciones, preguntar por alergias o resolver cualquier duda relacionada con la celebración.

¿Para qué sirven las confirmaciones?

Confirmar la asistencia es una tarea esencial en cualquier boda, ya que sin invitados no hay evento. Estos datos permiten asignar lugares, calcular cantidades finales de alimentos, bebidas y demás servicios necesarios para la celebración.

¿Qué información se necesita para realizar las confirmaciones?

Lo primero es contar con una lista completa de invitados con su nombre, número de pases asignados y teléfono de contacto.

En cuanto a los detalles del evento, es importante reunir la mayor cantidad de información posible: fecha, lugar, horario, código de vestimenta, requisitos especiales, restricciones, datos de hospedaje, mesa de regalos y cualquier otro punto relevante. Esto nos permite aclarar dudas y transmitir a los invitados toda la información importante.

¿Cuándo deben hacerse las confirmaciones?

Lo ideal es comenzar a confirmar entre un mes y un mes y medio antes de la boda. Sin embargo, el tiempo puede ajustarse según las características del evento. Por ejemplo, si se trata de una boda destino o si se invitó a más personas de las que realmente se espera recibir, es recomendable iniciar con mayor anticipación.

¿Cómo funcionan las confirmaciones en una boda destino?

En estos casos, lo mejor es realizarlas con al menos dos meses de anticipación. Esto permite recordar a los invitados que deben organizar su viaje y completar sus reservaciones de hospedaje. Además, es conveniente hacer una última verificación más cercana a la fecha del evento para obtener un número final más preciso.

¿Cuántas veces se debe contactar a los invitados?

Lo más recomendable es hacerlo un máximo de tres veces. Más intentos podrían resultar invasivos en lugar de considerados.

Si contratas nuestro servicio de confirmaciones, no establecemos un límite de contactos: nos comunicamos con los invitados tantas veces como sea necesario.

¿Qué diferencia hay entre confirmar personalmente y contratar un servicio especializado?

La diferencia principal es la sinceridad de las respuestas. Por pena, falta de tiempo o indecisión, muchos invitados pueden decirles “sí voy” cuando en realidad no asistirán. Es más fácil ser honesto con un tercero que con los propios anfitriones.

¿Cómo realizamos las confirmaciones?

El proceso se lleva a cabo mediante llamadas telefónicas y mensajes. Los mensajes sirven para reiterar la información obtenida en la llamada y para mantener un canal de comunicación abierto en caso de que el invitado necesite cambiar su respuesta o hacer preguntas.

Además, cuando un invitado no responde a la llamada, el mensaje permite avisarle que se le contactó respecto al evento y pedirle que confirme su asistencia.